Управленска Информационна Система – същност и изграждане

Информационната система е набор от компоненти, които извличат, обработват, съхраняват и разпределят информация, необходима за вземане на решение, координиране, анализ, визуализация и контрол в организацията. Под информация разбираме данни, които са обработени в разбираема и полезна за хората форма. Например твърдението “Този януари температурите са по-високи в сравнение с температурите през миналия януари” е информация. За да се получи тя, върху данните от температурните измервания за двете години е извършена логическата операция сравнение и в резултат е получена информацията. Данните представляват набор от факти, представящи събитията в организацията или в околната среда, преди да са организирани и подредени във форма, полезна и разбираема за потребителите. Те се наричат още сурови, базисни. Представляват дати, стойности като например заплати, възраст, височина в см, данък и т.н. Знанията представляват правила от рода Ако – Тогава. Знанията и информацията представляват основата на много нови услуги и продукти. Например в компютърните игри се изисква голямо количество знания. Като цяло услугите, базирани на информация, бележат подем понастоящем. Такива нови услуги са напр. Dow Jones New Services, America Online (AOL), които дават работа на много хора. Новите организации, които използват знания и информация се развиват в посока на производство, обработка и дистрибуция на информация. Например фирмите, които се занимават с инженеринг на околната среда, изготвят правилата, които не противоречат на опазването на околната среда и тези правила са предназначени за общините и за частните контрактори. Такъв вид фирми не съществуваха преди 30 г.
От гледна точка на бизнеса ИС е организационно и управленско решение на базата на информационните технологии. За някои видове бизнес, като например фирми, занимаващи се с кредити съществуването на бизнеса им е немислимо без ИС. Организациите изпълняват задачите си чрез тяхната йерархична структура и формални стандартни процедури на действие. Йерархичната организация представлява пирамидална структура по отношение на задълженията и отговорностите.
Най-горното ниво (стратегическото ниво) от тази структура се състои от управляващия персонал, като мениджърът и заместниците му. Те определят политиката на организацията и управляват необходимите финансови, трудови и информационни ресурси. Стратегическите мениджъри се нуждаят от по-агрегирана информация, изобразена във вид на таблици, диаграми, схеми. Определено тази информация съдържа не само вътрешни данни, но и външни за организацията данни – от фирми-партньори, от конкуренти, от клиенти, от доставчици и др. Мениджърите се нуждаят от информацията в по-разбираема форма, така че те да не се затрудняват в разчитането й при вземане на управленски решения.
Мениджърите на средното, тактическо ниво на управление са отговорни за усвояване на материалните възможности на фирмата и мобилизиране на човешките ресуси с основна цел изпълнение на стратегическите цели и задачи в нея. Тактическите мениджъри се нуждаят от специален вид отчети, справки, съдържащи информация за по-кратки срокове. Нова тенденция е изчезването на тактическото ниво на мениджмънт с навлизане на групуера. При информираността на всички нива на мениджмънт в организацията чрез новите информационни технологии дейността на тактическите мениджъри се поема от т. нар. работа в екип. На най-ниско ниво се намират оперативните мениджъри. Техните решения са краткосрочни, в рамките на работния ден или малко повече. Пример за оперативен мениджър е началник смяна. Той взема решения за точно определена дейност, в рамките на неговата смяна. Следи дали има достатъчно материали за смяната му, дали е произведена плануваната бройка изделия, дали всички работници се явяват на работа. Оперативните мениджъри се нуждаят от подробна и точна вътрешна информация, свързана с ежедневните дейности в организацията.
ИС изискват обратна връзка - тя представлява подаване на резултатите от изхода към някои членове от състава на организацията, за да им се помага в оценката на входните данни, подавани на ИС.
Има голяма разлика между понятието компютър и компютърна програма от една страна, а от друга страна понятието ИС. Наистина ИС използва компютърни технологии за обработка на данни и за превръщането им в информация, която има смисъл. Компютрите и техният софтуер, като например програмите представляват техническата база, средствата и материала на съвременните ИС. Компютрите дават възможност информацията да се запомня и да се обработва. Софтуерът представлява набор от инструкции за извършване на действия, които направляват и контролират обработката на компютъра. Познаването на работата на компютрите и програмите е важно при вземане на решения по организационните проблеми, но това е само част на ИС. За разбиране на ИС е необходимо разбиране на проблемите, които системата решава, елементи от архитектурата и нивата на проектирането на ИС, както и разбиране на организационните процеси, които водят до тези решения.

Нива на управление в организацията
В една организация съществуват различни интереси, специалности и нива на управление. Затова ИС са различни.

ИС на оперативно ниво служат за наблюдаване на елементарните дейности и транзакции в организацията, като продажби, приемане на поръчки, депозитни плащания в брой, поток на материалите в завод. Ролята на ИС на оперативно ниво е да отговарят на рутинни въпроси, напр. “Колко резервни части има в склада”, “Какво стана с плащането на г-н Петров?”.

ИС на ниво знания (knowledge-level) подпомагат служителите в организацията, работещи съз знания и с данни. Те са най-новите, най-бързо развиващите се днес ИС. Целта им е да подпомогнат бизнеса във фирмата  за откриване, организиране и интегриране на нови знания за бизнеса и да подпомогнат контрола върху документооборота.

ИС на ниво мениджмънт служат на средното ниво на управление в организацията за наблюдение, контролиране, вземане на решения и административна дейност. Ако обобщим за какво служат тези ИС, то те дават отговор на въпроса “Вървят ли нещата в организацията добре?”

Видове информационни системи
Стратегическите ИС подкрепят дейностите по дългосрочно планиране на висшия управленски персонал в организацията. Тези ИС дават дългосрочни тенденции както във фирмата, така и в заобикалящата околна среда, състояща се от промени в икономиката, инфлация, политически решения и др.

ИС могат да се класифицират както по функционалността си, така и по нивото на управление, за което те са предназначени. Ако ИС се разделят според нивото, за което са предназначени, те биват 6 типа.

Транзакционни системи за обработка служат за изпълняване и записване на ежедневни рутинни транзакции, необходими за работата в организацията. Те обслужват оперативното ниво на управление. Примери за тях са система за въвеждане на поръчките, хотелски ИС за резервации, система, съхраняваща и управляваща разплащанията. Основните обработки на системата са сортиране, изготвяне на списъци, обновяване. На изхода се получават подробни справки, списъци, обобщения.

Ако разгледаме пример на транзакционна ИС, прилагана в отдел за маркетинг и продажби, то нейните
• функции: управление на продажбите, маркетингови проучвания, промоции, ценови решения, нови продукти
• приложения: система за управление на продажбите, система за маркетингови проучвания, система за определяне на цените.

Системи за офис автоматизация са компютърни системи, проектирани за увеличаване на продуктивността на служителите в офиса, обработващи данни. Тези системи са например текстообработващи, система за електронна поща, електронна таблица. На входа им се подават документи, обработката се състои в дейности по управление на документи и комуникация, а потребителите са основно чиновниците във фирмата.

Системи за работа със знания подпомагат служителите в организацията, работещи със знания в създаване и интегриране на нови знания. Служители, работещи със знания са напр. лекари, юристи, инженери и работата им се състои в създаване на нови знания и информация. На входа на тези ИС се подава база зания и правила за проектиране. Обработката се състои в моделиране и симулации, а на изхода се получават математически модели, графики.

Управленските ИС служат на управленския персонал в организацията за планиране, контролиране и вземане на решения чрез извеждане на обобщени справки и отчети. Обикновено тези системи са ориентирани към вътрешни в организацията събития. На входа им се подават обобщените след транзакции данни, данни с големи обеми или прости модели. Обработката в ИС е просто моделиране, анализи от ниско ниво, а на изхода се получават отчети и обобщения.

DSS (системи, подпомагащи вземането на решение) комбинират данните и сложни аналитични модели или средства за анализ на данни, за да подпомогнат решаването на  полуструктурирани или неструктурирани проблеми. Те обслужват мениджърите в организацията. Използват като източници на информация както вътрешни, като напр. резултатите от управленските ИС, така и външни, като напр. актуалната цена на продукта при конкурентите на фирмата. На входа им се подават неголеми обеми от данни или бази данни, които са оптимизирани за анализ на данните им, също така аналитични модели и средства за анализ на данни. Обработката в DSS се състои в симулации, анализи, като тя е интерактивна. На изхода се получават специализирани отчети, анализи на решения, отговори на въпроси.

ESS (Екзекутивни подпомагащи системи) са предназначени за висшия управленски персонал в организацията. Те са проектирани да подпомагат за вземане на неструктурирани решения чрез допълнителни графични и комуникативни възможности. На входа им се подават агрегирани данни, които са от външни и вътрешни източници. Обработката се състои в симулации, графични решения и е интерактивна. На изхода се получават предложения за проекти и отговори на въпроси. ESS са проектирани да съвместяват данни и от външни източници, като например нови закони за данъци, но те използват информацията, подадена им от вътрешните УИС и DSS. Примерен въпрос, на който може да се получи отговор от ESS е “Какво става с конкурентите ни?” или “Какво трябва да продаваме, за да вдигнем приходите си?”

Вземането на решение остава най-главната роля на управленеца. ИС му помагат да комуникира и да разпределя информацията, но те му оказват само частична полза в процеса на вземане на решение.

Нивата на вземане на решение са следните. Вземането на стратегически решения определя дългосрочните цели, ресурси и политика на организацията. Тези решения се вземат от малък брой участници – управленците от високо ниво. Решенията по контрола на управлението са свързани с това колко ефикасно и ефективно се използват ресурсите и доколко добре работят оперативните единици. Контролът на управлението изисква силно взаимодействие между изпълнителите на задачите в организацията. Вземането на решения на ниво знания означава оценка на новите идеи за продукти и услуги, начините за разпространение на новите знания и начините за разпределяне на информацията в организацията. Вземането на решения за оперативен контрол определя как да се извършват специфични задачи, за да се постигне определен критерий.

Типовете решения са структурирани и неструктурирани. Неструктурираните решения са нерутинни, в които вземащия решението трябва да има поглед в определянето на проблема. Не съществува строга процедура за вземане на решението. Структурираните решения са повтарящи се, рутинни и следват определена процедура. Полуструктурираните решения - при тях само част от проблема има ясно определен отговор, до който се достига по определена процедура.

Ролята на информационните технологии за промяна на процеса на управление е помощ на управленците в различни аспекти. ИТ се ползват за реинженеринг на бизнес процеса, за търсене на бързо и драстично увеличаване на производителността. ИТ се ползват още за по-ефикасно движение на документооборота. Интернет като част от ИТ включва все повече хора в процеса на планиране на дейностите в организацията. Мрежите се ползват за улесняване на работата в екип, за контакт с изпълнителите на задачите, както и за контролиране на изпълнението им.

Изследване върху процеса на управление на вземане на решение показва, че проектантите на ИС трябва да проектират системи, отговарящи на следните изисквания:
• ИС да са гъвкави, с много варианти за управление на данните, за оценка на информацията и за приспособяване към промените от обучение и израстване на отделните индивиди и организацията като цяло.
• ИС да имат възможност за поддръжка много варианти от стилове, умения и знания и за подпомагане на процеса на вземане на решение в организацията и от отделните индивиди.
• ИС да представляват мощно средство, притежаващо много аналитични и интуитивни модели за оценка на данни и възможности за следене на алтернативни решения.
• ИС да отговарят на изискванията към тях от гледна точка на административната структура и политиката на организацията, като притежават способност за приспособяване спрямо разнообразните изисквания.

ИС да отразяват разбирането за границите на организационните промени в политиката и процедурите на работа.

Хардуер
Модерната компютърна система има 6 основни компонента – процесор, оперативна памет, входни устройства, изходни устройства, постоянна памет и комуникационни устройства.

Информацията се представя в двоична форма. Процесорът изпълнява аритметични и логически операции. Той притежава два модула – аритметично-логическо устройство (АЛУ) и контролно устройство. АЛУ изпълнява аритметичните и логически операции върху данните. Контролното устройство контролира и координира работата на останалите компоненти на компютъра.

Оперативната памет е свързана с процесора и тя съхранява временно данни и програмни инструкции. За тази памет се ползват интегрални схеми (чипове). Те биват няколко вида: RAM – използва се за кратковременно съхранение на данни и програмни инструкции. ROM – съхранява постоянно важни програмни инструкции. PROM – програмните инструкции могат да се програмират от потребителя еднократно и се съхраняват постоянно. EPROM – програмните инструкции се програмират от потребителя и могат многократно да се изтриват и записват.

Постоянната памет на компютърните системи е хард диск, дискета, компакт диск, оптичен диск. Все още се ползват магнитни ленти за съхранение на пакетни данни.

Входните устройства на съвременната компютърна система могат да бъдат разнообразни и зависят от приложението й. За въвеждане на текстови данни се ползват клавиатури. Мишката е друго входно устройство, като тя има различен вид – тракбол, оптична мишка. Светлинната писалка е входно устройство, което е със специфично приложение за графичен дизайн. Екраните чувствителни на допир намират приложение за въвеждане на информация от публични места. ИС в големите супермаркети, хотелските ИС и ИС на аерогарите използват тези екрани. Микрофонът е входно устройство за въвеждане на звукови данни. Скенерът въвежда графична информация. Бар код четците, сензорите и магнитните писалки са също входни устройства.

Изходните устройства са монитор, принтер, плотер, устройства за гласов изход, устройства за микрофилм и микрофиш.

Комуникациите между компютрите служат за разпределяне на обработката между различните машини. Архитектурата клиент/сървър позволява обработката да се разпределя между “клиенти” и “сървъри”, свързани с мрежа. Всяка функция на приложенията се присвоява на машината, която най-добре я изпълнява. Прецизното разпределение на задачите между клиентите и сървъра зависи от конкретното приложение. Компютрите, свързани в мрежа обикновено са с минимални възможности за обработка и малка локална памет. Те ползват обикновено софтуер и данни от централния сървър в мрежата. Наличието на компютърна мрежа в организацията помага да се установи централизиран контрол над компютърните операции. Ако се управлява правилно мрежата, може да се намалят общите разходи в организацията за информационни технологии.

Софтуер
Основните типове софтуер са системен софтуер и приложен софтуер. Системният софтуер управлява компютърните ресурси и посредничи между приложният софтуер и хардуера. Приложният софтуер се използва от програмистите и потребителите за разработка на специализирани бизнес приложения. Приложният софтуер работи с помощта на системния, който от своя страна контролира достъпа до хардуера на компютъра.

Системният софтуер координира работата на различните елементи на компютъра. Той се нарича още операционна система. Освен това към системният софтуер спадат транслационните програми на машинен език, които конвентират програмите, написани на програмни езици в машинен език.

Операционните системи представляват мениджърът на ИС – намират, присвояват и наблюдават системните ресурси. Мултипрограмирането (нарича се многозадачна работа при персоналните компютри) позволява много програми да използват компютърните ресурси едновременно. Времето за използване се разпределя между тях и позволява на много потребители да използват едновременно компютърнните ресурси. Всеки потребител ги ползва за незабележим отрязък от време. Мултипроцесинг представлява използване на два или повече процесора, свързани заедно, за да обработват една задача.

Операционните системи за персонални компютри притежават развити възможности като например многозадачна работа и дават възможност на много потребители едновременно да работят в мрежа. Най-развитите операционни системи за персонални компютри са Windows XP и 2000 Window NT, Windows 98 и 95, OS/2, UNIX, Linux, Mac OS, DOS. По-популярни са операционните системи, които предлагат графичен интерфейс, отколкото тези, които изискват управление посредством команди.

Софтуерът се развива заедно с хардуера. Тенденции в развитието му са да бъде дружелюбен към потребителя, да притежава програмни езици от високо ниво, които улесняват както професионалните програмисти, така и непрофесионалистите при използване на ИС.

Ефективните ИС осигуряват на потребителите си навременна, точна и релевантна информация. Тази информация се съхранява в компютърни файлове. Съвременната организация на данните е в бази данни. База данни е набор от данни, организирани да обслужват много приложения чрез централизиране на данните и намаляване на излишните. Данните физически се съхраняват така, че за потребителя те изглеждат като че се намират на едно място. Една база данни може да обслужва много приложения. Пример: във фирма данните за служителите не е необходимо да се съхраняват в отделни ИС и отделни файлове за нуждите на отдел Персонал, за отдел Счетоводство. Фирмата може да създаде една база данни, съдържаща данни за служителите.

Съществуват няколко начина за организиране на данните. Йерархичната организация подрежда данните в дървовидна структура. Мрежовата организация предполага много релации от и към един обект. Релационната организация подрежда данните в двумерни таблици. Връзките между таблиците представляват релации. Всеки от моделите притежава свои предимства и недостатъци. Йерархичните системи не са гъвкави, но притежават висока скорост на действие и ефикасност. Мрежовите системи поддържат релации “много към много”. Релационните системи са относително бавни, но са много гъвкави при поддържане на специални заявки за информация и при комбиниране на информация от няколко източника. За да се проектира база данни, е необходимо логическото и физическото й проектиране. Процесът на създаване на малка и стабилна структура от данни от много сложни групи от данни при проектиране на релационните бази данни, се нарича нормализация.

Система за управление на базата данни (СУБД) е софтуер за създаване и поддържане на база данни и за улесняване на отделни бизнес приложения да извличат данните, от които те се нуждаят. СУБД се състои от език за дефиниране на данните, език за обработка на данните и речник на данните. Език за дефиниране на данните е формален език, използван от програмистите за определяне на съдържанието и структурата на базата данни. Език за обработка на данните може да е специфичен за конкретната база данни или може да се използва език от четвърто поколение.  Понастоящем най-употребяван език за релационните бази данни е SQL. Речник на данните е файл, който съхранява дефиниции на данните и техните характеристики като например употребата им, физическо представяне, собственост, сигурност. Елемент от данните представлява поле.

Едно важно свойство на СУБД е възможността да отделя физическата от логическата структура на данните. Потребителите ползват логическата структура.. Тя представя данните така както са необходими на потребителя. Физическата структура представя данните както те са организирани върху физическия носител.

Тенденция в развитието на съвременните бази данни е данните в тях да не са централизирани и събрани в голяма база. Части от базата данни могат да се разпределят на няколко места за увеличаване на възможността за отговор и намаляване на разходите. Разпределените бази данни са репликативни и разделени. В разпределената база данни централната база данни е разделена така, че всеки отдалечен компютър притежава необходимите данни, за да обслужва работата на своето място. Промяната в локалните файлове се пренасят в централната база данни в пакетна форма, обикновено след приключване на работния ден.  Вариант на разпределената база данни е когато цялата база данни е репликативна на всички отдалечени места. Например Луфтханза замени своята централизирана база данни, намираща се на голяма изчислителна машина, с репликативна база данни, за да направи информацията по-бързо достъпна на локалните диспечери на полети. Всяка промяна в базата данни, която се прави във Франкфурт, автоматично се отразява в Ню Йорк и Хонг Конг. Тази стратегия изисква обновяване на централната база данни в извънработните часове.

Телекомуникация представлява предаване на информация по електронен път на разстояние. Телекомуникационна система е набор от хардуер и софтуер за предаване на информация.

Компоненти на телекомуникационните системи са:
• Компютри за обработка на информация
• Терминали или входно-изходни устройства за изпращане и получаване на данни
• Комуникационни канали, са връзки за предаване на данните между входните и изходни устройства в мрежата. Комуникационни канали могат да са телефонни линии, фибер-оптичен кабел, коаксиални кабели, меден кабел (усукана двойка) или безжична трансмисия.
• Комуникационни процесори, като модеми, мултиплексори, контролери, които изпълняват поддържащи функции за предаване на данни
• Комуникационен софтуер, който контролира дейностите на входа и изхода и управлява други функции в мрежата.

Набор от правила и процедури, които управляват предаването между компонентите на мрежата, се нарича протокол. Функциите на протокола в телекомуникационната мрежа са да идентифицира всяко устройство по пътя на комуникацията, да осигури отговор от другото устройство, да верифицира правилно ли е предадено съобщението, да потвърди, че съобщението трябва да се предаде повторно, тъй като не е било прието правилно, да възстанови загубите след получаване на грешка.

Комуникационните канали са с различна скорост и качество на предаване. Усуканата двойка представлява меден кабел и е най-старият комуникационен канал. Евтин е, но скоростта на предаваните данни е ниска, получават се много смущения в сигнала. Коаксиалният кабел може да предава по-големи обеми от данни, по-бързо, без смущения в предавания сигнал. Оптичният кабел се състои от стъклени влакна, усускани като кабел. Данните се трансформират в лъч светлина и предаването им е със скорост от 500 килобита до няколко милрд бита за секунда. Този кабел притежава най-висока скорост на предаване и може да предава огромни обеми от данни. Като недостатък може да се посочи високата му цена и трудното му инсталиране. В много мрежи оптичният кабел се ползва за тази част от мрежата, която поддържа най-висок трафик и като входна част за трафика към други мрежи. Останалата част от мрежата използва обикновено коаксиални и усукана двойка кабели.

Безжичната комуникация ползва като среда за предаване на сигналите космоса или въздуха. Днес се ползват микровълнови връзки, клетъчни телефони, сателитни връзки, мобилни мрежи от данни, персонални комуникационни устройства, PDA (персонален асистент), смарт телефони.

Компютърните мрежи са локални и глобални. Локална мрежа (LAN) означава компютри, намиращи се на близки разстояния (в една сграда или съседни сгради), използващи кабели като комуникационен канал. Скоростите на предаване на данни в LAN са високи. LAN използват мрежова операционна система. Тя обикновено се инсталира върху сървъра, но може да се инсталира върху всеки компютър от мрежата.

Глобалните мрежи (WAN) свързват географски отдалечени компютри посредством канали.

Топология на локалните мрежи означава начин на свързване на компютрите в тях. Топология “звезда” се състои от централен компютър, свързан към другите компютри. Недостатък на това свързване е, че всички комуникации минават през централния компютър. Сигурността на мрежата зависи от работоспособността на централния компютър. Предимство представлява лесното разширяване на мрежата.

Свързването тип “кръг” поставя всички компютри в равна позиция. Недостатъците на тази топология са ниската сигурност на мрежата, зависеща от работоспособността на всеки един компютър и трудната разширяемост на мрежата. Освен това данните минават през всеки един компютър от мрежата.

Шинната (магистрална) топология представлява свързване на компютрите към общ кабел (шина). Мрежата е с висока сигурност, лесно се разширява, липсва един централен компютър.Недостатък е по-ниската производителност поради това, че шината може да предава само един сигнал в даден период от време.

Навлизането на Интернет като среда за осъществяване на традиционния бизнес, където се сключват сделки, претегля се стойността на една или друга стока или услуга, разменя се двупосочна информация предполага използването му в широк спектър от приложения.

Визията за бъдещето на електронните услуги е доста обещаваща. С течение на времето търговията и услугите чрез Интернет излизат извън сферата на чисто компютърния бранш. В общи линии потенциалният пазар на електронни услуги е необятен. Докато за западните страни са възможни някои авангардни хрумвания, то за България електронния пазар е ограничен все още. Например финландският клон на Кока Кола е сключил споразумение с местните оператори на клетъчни телефони, благодарение на което клиентите могат да си поръчват разхладителни напитки от автоматите само чрез набиране на специален идентификационен код на съответната машина. При тази операция цената на напитката автоматично се фиксира в сметката на мобилния телефон.

За България електронните услуги до момента са масови като комуникации чрез електронна поща, някои финансови транзакции в ограничен мащаб и начало на сделките в електронната търговия.

В световен мащаб идеята да се провеждат търгове в реално време в Интернет среда е вече реалност. Системата на Интернет позволява на потенциалните купувачи и продавачи да общуват в световен мащаб и да определят цената на дадена стока на базата на световното търсене и предлагане. Поради предложените възможности за междукорпоративна търговия, доста от анализаторите на Интернет пазара смятат, че броят на търговските транзакции по мрежата ще расте със завидни темпове през следващите години.

Стратегия на фирмата, осигуряваща нейния успех в бъдеще е декларирането на огромен интерес към фирмите, чийто бизнес е базиран върху Интернет поради потенциала за развитие на Интернет потреблението. Ръководството на фирмата трябва да вземе предвид тези реалности.

В България електронната търговия и пазаруване въпреки лавинообразния си скок в последно време все още остават чужди за средния посетител. Основно електронната търговия е в сферата на електронните книжарници, аукциони и някои електронни магазини. Въпреки това Интернет силно се ползва от българите за намиране на информация за пазарните продукти, обуславящи решението за покупка.

Доскоро единствено фирмите, които се занимаваха с продажби на хардуер и софтуер използваха предимствата на този новозараждащ се бизнес. Те първи приложиха електронната търговия, тъй като всичките им клиенти са компютърни потребители. Постепенно все повече от фирмите, занимаващи се с конвенционален бизнес се обръщат към дигиталните технологии.

Най-обещаващата електронна търговия е B2B (Business to Business). Тя заема 98% от цялата електронна търговия. Представлява извършване на сделки между две фирми он лайн. Например Cisco, лидер в производството на мрежово оборудване, извършва 40% от продажбите си по електронен път, като печели повече от 1 млрд долара от продажби чрез уеб сайта си. Он лайн се извършват дейности като приемане на поръчки, проверка на кредити, план за промоции, техническа поддръжка.

Система, която поддържа електронната търговия е web hosting service – означава, че голям уеб сървър се притежава от фирма, която поддържа уеб сайтовете на абонати, заплащащи за услугата.

Електронни разплащателни системи
Електронните разплащателни системи играят важна роля в електронната търговия. Те използват цифрови технологии като трансфер на електронни пари, кредитни карти, смарт карти и дебитни карти. За всяка организация е от особена важност да е запозната с предимствата и проблемите при електронните разплащания, поради ежедневната им приложимост.

Статистиката сочи, че през последните пет години чрез Интернет в света са извършени финансови операции за 70 млрд. долара. Прогнозите са за сделки над 2,7 трилиона долара за следващите пет години. Постепенно фирмите, които останат извън Интернет, постепенно ще отпаднат от пазара. Затова в стратегията на всяка фирма е необходимо залагане на развитие на финансови услуги чрез глобалната мрежа.

Бурно развитие в последните години има в развитието на електронните разплащания у нас. Фирмите от финансово-кредитната система се оказват най-бързо адаптиращи се, поради това, че на тях се пада най-тежката част от електронната търговия - подсигуряването на обезопасени парични преводи в Интернет среда. Каквото и да е отношението на мениджърите на компаниите към този вид бизнес, всички фирми се готвят за стъпването си на този пазар с неограничени възможности. Интернет търговете може да не станат за страната ни основен начин за правене на бизнес, но в глобален мащаб тази бизнес практика открива огромни възможности както пред единичните потребители и малките фирми, така и пред големите международни компании.

Стратегическа насока в развитието на финансовите услуги както в световен, така и в локален мащаб е финансовите транзакции, осъществявани при покупки все повече да бъдат извършвани не от банкови или подобни на банки институции. Това представлява голямо предизвикателство за предлагащите финансови услуги. Бъдещето на компаниите за финансови услуги е да ползват Интернет като един нов канал за дистрибуция. Целите са да могат да бъдат предлагани комплексни продукти с еквивалентно качество на по-ниски цени и на по-голям брой потенциални потребители, да е възможен контакт от всяка точка на света по всяко време на денонощието.

Перспективата за финансовите институции е увеличаване на пазарната си сфера без изграждане на нови офиси или услуги на място.

Мениджърите на финансовите институции трябва да заложат в плана си за стратегическо развитие проектиране на общ потребителски интерфейс за изпълнение на цялата транзакция от покупката до плащането. Информацията, събирана в оперативните бази данни на финансовите институции ще позволява те да действат като посредници на информация. Важен момент в стратегията за развитие на услугите във финансова институция е предлагане на информация на затворени потребителски групи, което ще доведе до по-силна ангажираност от страна на клиента, както и привързване на потребителя. Тази технология може да се планува за използване за дейност в Интернет на по-малки компании. В България се правят първи стъпки за приложение на този подход. Пример е Булбанк, която работи с електронни транзакции с определени по свой критерий клиенти.

Използването на електронни пари за напълно завършени транзакции в Интернет е нова услуга, предлагана от някои финансови институции в България. От няколко години е възможно всеки клиент на определени банки да се разплати чрез електронни пари с големите обществени организации, осигуряващи комунални услуги, като напр. плащане на телефон, мобилен телефон, отопление посредством банкомат, без да се ползват реални банкноти. Другата възможност клиентът притежава чрез използването на персонален компютър и сайта за електронни разплащания Е-рау.

Електронен подпис
Основен проблем в електронната търговия е доверието и сигурността при електронния обмен. Съществува заплаха от подслушване, което се изразява в: залавяне на данни (номера на кредитни карти); вмешателство - промяна на данни (например при договори за стоки); представяне от чуждо име - изиграване (фалшиво представяне); отричане - оспорване на сделката.

Електронният подпис решава до голяма степен проблемите със сигурността на пренасяната информация. Електронният подпис бива три вида - обикновен електронен подпис, усъвършенстван електронен подпис и универсален електронен подпис.

Обикновен електронен подпис
Обикновения електронен подпис идентифицира самоличност, удостоверява неговото съгласие, защитава съдържанието на електронния документ и се отнася само за частни субекти. Предимствата на този подпис са, че той дава свобода на договаряне на страните и е технологично неутрален. При обикновения електронен подпис титуляра и адресата определят начина за автентификация, който трябва да е достатъчно сигурен според нуждите на оборота. Недостатъците на обикновения електронен подпис е че, няма сигурност за идентичността на отсрещната страна, удобен е за употреба в затворена група от потребители и труден за установяване и доказване. Приложим е по отношение на търговски сделки, услуги, лична кореспонденция.

Усъвършенстван електронен подпис
Усъвършенствания електронен подпис осигурява защитени данни за създаване на електронен подпис, защита срещу достъп и подправяне на електронен подпис и защита на съдържанието и се отнася към доставчиците на удостоверителни услуги.
Усъвършенствания електронен подпис се използва по определена технология, използва асиметрична криптосистема и трета страна тук са доставчиците на удостоверителни услуги. Усъвършенстваният е единственият валиден подпис при комуникация с държавната администрация. Изискванията за автентичност, сигурност и ненакърненост на предаваната информация тук са значително по - високи, а използваната процедура по-сложна.

Универсален електронен подпис
Универсалния електронен подпис е усъвършенстван електронен подпис, отнасящ се към доставчиците на удостоверителните услуги и има правна валидност по отношение на всички. Универсалния електронен подпис изисква наличието на регистърна институция и публичноправни отношения. Универсални са подписите на Държавната комисия по далекосъобщения и на доставчиците на удостоверителни услуги, с които се подписват сертификатите.

Закон за електронен подпис в Република България
Законът за електронен подпис в България урежда въпросите, свързани с електронния документ, електронния подпис, условията и реда за предоставяне на удостоверителни услуги.

Електронно изявление е словесно изявление, представено в цифрова форма чрез общоприет стандарт за преобразуване, разчитане и визуално представяне на информацията. Електронен документ представлява електронно изявление, записано върху магнитен, оптичен или друг носител, който дава възможност да бъде възпроизвеждано. Автор на електронното изявление е физическото лице, което в изявлението е посочено като негов извършител. За титуляр на електронното изявление се счита лицето от името на което е извършено електронното изявление.

Според Закона за електронния подпис посредник при електронно изявление е лице, което по възлагане от титуляра изпраща, получава, записва или съхранява, електронно изявление. Сигурността на предаваната информация трябва да се гарантира от посредника и според Закона за е-подпис той е длъжен да разполага с техническо и технологично оборудване, което да осигурява надеждност на използваните системи, да подържа персонал, притежаващ необходимите експертни знания, опит и квалификация, да осигурява условия за точно определяне на времето и източника на предаваните електронни изявления, да използва надеждни системи за съхраняване на информацията. Важно място заема и правната уредба на електронните подписи, която в съответствие с нормите на ЕС следва да гарантира сигурността на информационния обмен, целостта и достоверността на съобщенията в мрежата.

Сигурността на информацията зависи и от процеса на предаването й. Предаването  се извършва чрез кодиране на информацията. Кодирането може да бъде извършено многократно и по различен начин с цел да се засекрети предаваната информация.

Съществуват няколко системи за кодиране. Когато кодирането и разкодирането на информацията се извършват с един и същи код, се използва симетрична система за кодиране. Тази система не е подходяща за масово използване в глобални компютърни мрежи, защото се затруднява достъпът до разкодиращия код.

При асиметричната система за кодиране поради съображения за сигурност има възможност закодираният документ да се разкодира, без в него да могат да се внасят последващи промени. Използват се два кода - частен и публичен. Ключовете представляват набор от цифри, които се използват заедно с криптографския алгоритъм и шифрират съобщенията, предназначени за предаване през Интернет. Частният ключ се знае само от създателя на съобщението и може да се съхранява върху носител от типа “смарт карта”.  Публичният ключ се използва от получателя на електронното съобщение за неговото декриптиране и разчитане.

Така става възможно да се подават различни документи чрез Интернет.

В България само Българска стопанска камара и държавна фирма “Информационно обслужване”, чийто принципиал е Министерство на финансите, предоставят сертификати, с които фирмите биха могли да опростят взаимоотношенията си с администрацията както и да се идентифицират при он-лайн кореспонденция с контрагентите си. В момента обаче в страната ни все още няма инфраструктура на публичните ключове, не е точно регламентиран и закона и правилника за е-подпис.

Институционални портали
Институционалните портали представляват тематични и специализирани портали в помощ на служителите, обща и персонализирана Интранет среда на администрацията в бизнеса. Те са средства за съвместна работа в рамките на една организация или при провеждане на хоризонталните политики - координация и сътрудничество. Служителите от организацията имат осигурен достъп до интегрирани информационни системи и системи за управление на знания. ИС осигуряват необходимата информация по политиката за управление на персонала и програми за квалификация и електронно обучение.

Електронно правителство
Електронното правителство е правителство на информационната ера, което позволява и изисква преосмисляне на самата структура на организациите. То трябва да е система, основана повече върху функционалността, отколкото върху тясната, институционалната компетентност, на всяко министерство или агенция, предполагащо взаимодействие и синхрон, отнасяйки се с гражданите като към клиенти. Основният принцип на електронното правителство е: “ Дайте на хората услугите, които искат, когато ги искат и при минимум разходи, време и бюрокрация. Най-пълноценна форма на електронно правителство е предоставянето на услуги изцяло онлайн.

Като определение за електронно правителство се възприема понятието от Декларацията от Конференцията в Брюксел на министрите, отговарящи за електронното правителство, ноември, 2001 г.:

“Предоставяне на услуги на гражданите и бизнеса от страна на държавната администрация по електронен път и чрез използване на технологии, с цел - стимулиране участието в демократичния процес и улесняване живота на гражданите и опростяване на бизнес-средата”.

Първата стъпка в изграждането на електронно правителство е предоставянето на информация едностранно от правителството към гражданите и бизнеса. Това са новини, календар на събитията, нормативни актове, статистически данни, популярно описание на практиките в конкретни области, включително мултимедийно. Втората стъпка е общуването във форма на диалог с организациите от бизнеса и гражданите по провежданата политика и предоставените услуги.

Тук спадат абонамент за информация и поръчване на документи, попълване и изпращане на електронни формуляри и удостоверяване на подателя, възможност за преглед на личните данни, въведени в правителствените системи.

Други услуги предоставяни от е-правителството са: достъп до всички услуги на една институция от една точка в Интернет, попълване на данните за гражданина или фирмата еднократно за всички услуги, както и за услугите предоставяни от различни институции и осигуряване на една точка за достъп до всички услуги на държавната администрация.

Регистърът на обществените поръчки предоставя информация за всички процедури за възлагане на обществени поръчки и за сключените договори и възможност за абонамент за получаване на информация по електронен път по определени критерии и за определени поръчки.

Регистърът на административните структури предоставя информация за всички административни структури на изпълнителната власт, включително за общинските администрации, предоставя информация за актовете, които издават органите на изпълнителната власт, включително кметовете.

Развитието на административните структури е свързано с предоставяне на информация за звената извършващи административното обслужване, онлайн подаване на документи, електронна приемна - въпроси, и жалби, справочник “кой за какво отговаря” и описание на процедурите на ескалация и обжалване в администрацията на изпълнителната власт.

Огромен принос имат и официалните страници на българските държавни институции, които осигуряват една точка за достъп до информацията от всички държавни институции.

Предоставят комбиниране на информацията по теми от обществения  живот и осигуряват комбинирано търсене в официалните държавни източници в Интернет.

Официалните страници на държавните институции дават възможност за място за единен достъп до публичната информация в взаимосвързаните правителствени информационни системи и регистри, организиране на официални дискусии чрез Интернет, обработване на обратната връзка към правителството.

Перспективите за развитие са свързани с онлайн подаване на документи, развитие на система за въпроси и отговори, организация на електронни борси, свързани с дейностите по управление на държавното участие. Като друга възможност за развитие се определя осигуряването на единна точка за достъп до информационни системи за насърчаване на туризма, износа, малкия и средния бизнес и защита на потребителите.

Електронното правителство обхваща четири основни направления:
• “Администрация – Граждани” – за комуникацията между гражданите и гражданските организации с администрацията, като главното внимание се насочва към оптимизиране на достъпа до услугите, предлагани от администрацията и прилагане на съвременните технологии за предоставяне на публична информация.
• “Администрация – Бизнес” – за ефективна и надеждна електронна комуникация между администрацията и различните пазарни субекти.
• “Администрация – Администрация” – за организиране и оптимизиране на комуникацията между отделните административни структури.
• “Вътрешноструктурна ефективност и ефикасност”, която определя вътрешно организационната комуникация в администрацията

Принципите и изискванията към електронното правителство са:
• Електронното правителство е фокусирано върху гражданите и бизнеса, а не върху администрацията;
• Електронното правителство е ориентирано към конкретни резултати;
• Електронното правителство е пазарно ориентирано, като се придава голямо значение на иновативния подход.
• Предлагане на услугите на езика на гражданите и бизнеса, следващи житейските им нужди (в персонифициран стил “епизоди от живота”) и бизнес процеси;
• Еднократно въвеждане на персоналните данни в някоя от държавните институции и последващото им използване от всички останали за нуждите на обслужването без да се налага гражданите и фирмите многократно да попълват различни формуляри;
• Разширяване на обхвата на предлаганите от държавата електронни услуги от чисто административни такива към подпомагане на живота и бизнеса като цяло с презумпцията, че технологиите разширяват възможностите. В случая няма пряка печалба и държавата ще се погрижи за използването им с цел улесняването на цялото общество;
• Предоставяне на електронните услуги за гражданите с увреждания;
• Засилващо се сътрудничество с неправителствените организации, включване на електронните общности в целевите групи за комуникация от страна на държавните институции;
• Използване на нови технологии – интерактивна телевизия, мобилни комуникации, географски информационни системи и др.;
• Осигуряване на публични терминали за гражданите, които не разполагат с лични средства, за да използват електронните услуги;
• Сътрудничество с компаниите в ИТ бранша за реализиране на образователни програми, действия по насърчаване на електронната търговия и услуги;
• Реорганизация на самите административни структури и звена, за да могат по-ефективно да използват възможностите и предизвикателствата на електронното правителство и да бъдат по-близо до нуждите на гражданите и бизнеса;

Управленският персонал в държавните организации и организациите от бизнеса, които имат отношение към реализацията на електронно правителство, е необходимо да осигури:
• Предоставяне на публична информация;
• Предоставяне на точки за достъп;
• Възможност за изграждане на техническото обезпечаване;
• Събиране, обработка и съхранение на лични данни.
• Създаване и развитие на нормативната уредба, осигуряваща работата на електронното правителство и електронния бизнес;
• Осигуряване на административна среда – създаване на модел на взаимодействие на институциите и оптимизиране на бизнес процесите на администрацията за предоставяне на електронни публични административни услуги за гражданите и бизнеса, повишаване технологичната култура на държавните служители и изграждане на нова административна култура;
• Осигуряване на технологичната среда, базирана на отворени стандарти, позволяващи приемствеността между различните изпълнители на системата за електронно правителство във времето.
• Разширяване на информационната инфраструктура, въвеждане на нови управленски технологии в държавната администрация за увеличаване на нейната ефективност при подготовката на решения и при предоставянето на административни услуги на граждани и юридически лица.

Обучение на служителите, пряко предоставящи или поддържащи системите за електронни услуги, администрацията като цяло, гражданите и юридическите лица.

Процесът на разработка на ИС включва няколко фази и те пряко взаимодействат с организацията.

Анализ на системата е фазата, в която се анализират проблемите в организацията, които ИС се опитва да разреши. Проучва се дали е възможно да се изпълни проекта, като се вземат предвид организационните ресурси и ограничения. Поставят се информационните изисквания, които новата система трябва да удовлетвори, идентифицира се кой има нужда от тази информация, кога, къде и как е необходима информацията.

Дизайнът (проектиране) на системата дава подробно как ще бъдат изпълнени информационните изисквания, поставени в процеса на анализ.

Програмиране, Тестване и Конверсия
Програмирането се извършва, като изискванията за системата се кодират с програмен език.

Тестването на системата може да се проведе отделно на всяка програма или системно тестване за цялостно функциониране на информационната система.

Конверсията е процеса на преминаване от старата система към новата. Четири са основните стратегии за конверсия. Паралелната стратегия е безопасна и консервативна и при нея старата и новата система работят заедно за известно време, докато се убедим, че новата система функционира правилно. Директното внедряване е рискова стратегия за конверсия, новата система изцяло замества старата в рамките на няколко дни. Стратегия за замяна по фази въвежда новата система поетапно според функционирането на организацията. Пилотното внедряване въвежда новата система само в малка част от организацията, например в един департамент. Ако е сполучлива системата, тя се въвежда постепенно и в останалата част на организацията.

Рискови фактори и причини за риска
Около 75% от големите ИС се считат за неуспешни. Проблемните области за неуспеха им са дизайна на ИС, данните, разходите и оперирането на ИС. Големият процент неуспешни ИС се дължи на факта, че системите не се използват по начина, за който са проектирани. Някои от системи изобщо не влизат в употреба. Източниците за успех или неуспех на системата са поведенчески и организационни.

Критериите за оценка на успеха на ИС са: ниво на използване на системата, удовлетворение на потребителите, добронамерените становища на потребителите за ИС и нейния персонал, достигнати цели, финансови ползи за организацията.

Принципните причини за неуспех на ИС са недостатъчно или неуместно участие на потребителите в разработката на системата, липса на подкрепа от страна на ръководствто, висока степен на риск и сложност в процеса на разработка на системата, лош мениджмънт на процеса на внедряване. Съществува много висок рисков процент в процеса на реинженеринг на бизнеса и процеса на планиране на ресурсите, тъй като те изискват големи организационни промени.

Поради структурата и намерението на Интернет да бъде отворена мрежа, то във финансовите транзакции се включва и висок риск за безопасността. Предлагат се различни техники и стандарти за контрол и избягване на този риск.